Які документи необхідні для доставки вантажу з Китаю

Блог 10.07.2025

Зміст статті

Що входить до базового пакету документів для імпорту з Китаю?

Які документи потрібні для доставки вантажу з Китаю до України?

У 2025 році Україна залишається одним із ключових імпортерів товарів з Китаю, особливо через розвиток малого та середнього бізнесу. Однак навіть найвигідніша угода може перетворитися на фінансовий провал, якщо не підготувати повний пакет документів для міжнародної доставки. Саме від правильності оформлення документів залежить, чи пройде вантаж митницю швидко, без затримок і штрафів.

У цій статті ми пояснимо, які документи обов’язково потрібні для імпорту з Китаю, що залежить від типу транспорту (морем, авіа чи авто), як уникнути поширених помилок і хто за що відповідає в процесі оформлення.

Що входить до базового пакету документів для імпорту з Китаю?

Для кожного вантажу, який перетинає кордон, потрібен мінімальний набір міжнародних торгових документів. Він є обов’язковим для кожного вантажу, що перетинає кордон, але його склад може змінюватися залежно від кількох факторів. Наприклад, якщо товар входить до групи технічного регулювання (електроніка, медвироби, дитячі товари), додатково можуть знадобитися сертифікати відповідності чи ліцензії. Тип транспорту також впливає: для авіа — AWB, для моря — коносамент, для авто — CMR.

Підготовкою документів зазвичай займається постачальник (інвойс, пакувальний лист), а логістична компанія оформлює транспортні документи та супроводжує митне оформлення.

Далі розглянемо основні логістичні документи.

Комерційний інвойс (Commercial Invoice)

Це основний документ, який виконує функцію рахунку-фактури. Його надає постачальник, і він є юридичним підтвердженням угоди між продавцем і покупцем.

У 2025 році згідно з оновленими митними вимогами, інвойс обов'язково повинен містити:

назви та адреси сторін угоди: необхідно вказати повні реквізити продавця й покупця, включаючи юридичну адресу, ПІБ контактної особи, телефон та електронну пошту. Це дає змогу ідентифікувати сторони в разі митної перевірки чи суперечок.
опис товару (із зазначенням кількості, ваги, країни походження, коду УКТ ЗЕД): має бути максимально точним, з обов’язковим зазначенням характеристик, що дозволяють класифікувати товар за митними кодами та обчислити податкові платежі.
умови поставки згідно з Incoterms: визначають, яка сторона несе відповідальність за доставку, страхування та митні процедури, що впливає на структуру витрат і зобов’язання сторін.
загальну суму угоди та валюту: сума має відповідати фактичній вартості товару за контрактом, а вибрана валюта повинна бути погоджена обома сторонами для уникнення непорозумінь під час оплати.
підпис уповноваженої особи: засвідчує юридичну силу інвойсу, підтверджує достовірність наведених даних та зобов’язання за умовами угоди.

Інвойс використовується митницею для розрахунку ввізного мита та ПДВ, тому його правильність критично важлива.

Пакувальний лист (Packing List)

Це документ, який деталізує фізичні характеристики кожної частини вантажу та дозволяє ідентифікувати товар під час перевірки чи складування. Він супроводжує вантаж разом з інвойсом і використовується для порівняння фактичного вантажу з митними документами.

У 2025 році пакувальний лист часто перевіряється за допомогою сканування або фотофіксації на митниці. У пакувальному листі обов'язково зазначаються:

Кількість коробок/палет: вказують, скільки пакувальних одиниць входить у вантаж — коробок, палет чи інших упаковок. Це допомагає переконатися, що під час транспортування нічого не втрачено і вантаж відповідає документам. Зручно для перевірки при завантаженні та розвантаженні.
Розміри, вага: необхідно вказати розміри кожної одиниці пакування, а також вагу без пакування (нетто) і з ним (брутто). Ці дані використовуються для розрахунку вартості перевезення та для правильного розміщення вантажу в транспорті. Також митниця перевіряє, чи збігаються ці значення з фактичними.
Тип пакування: у що саме запакований товар. Це може бути коробка, мішок, плівка чи палета. Також важливо зазначити, з чого зроблена упаковка та наскільки вона міцна. Це потрібно для того, щоб вантаж був захищений під час перевезення.
Маркування вантажу: включає позначки на коробках, номери, символи або наліпки (типу "крихке" чи "вгору"), штрих-коди або QR-коди. Завдяки цьому легко знайти й ідентифікувати товар на складі чи митниці. Маркування також полегшує облік і сортування під час доставки.

Зверніть увагу! У 2025 році митна служба України активніше перевіряє відповідність вантажу до задекларованих у документів. Це пов’язано із посиленням контролю за імпортом і боротьбою з маніпуляціями, особливо у сферах легкої промисловості, електроніки та дрібного опту.

Найбільш поширені розбіжності стосуються ваги, кількості місць, розмірів упаковки або неточних описів у пакувальному листі. Такі перевірки можуть тривати від кількох годин до кількох днів, а в окремих випадках — до 10 діб, якщо вантаж потрапляє під поглиблений огляд.

Найгіршими наслідками можуть стати затримка поставки, штраф, додаткове нарахування мит і навіть конфіскація вантажу.

Товарно-транспортна накладна (ТТН)

Це ключовий логістичний документ, який супроводжує вантаж під час перевезення. Залежно від типу транспорту використовується:

Air Waybill (AWB) — для авіа;
Bill of Lading (B/L) — для морських перевезень;
CMR — для автотранспорту.

У ТТН зазначають:

найменування та адреси вантажовідправника й вантажоодержувача: вказуються повні реквізити обох сторін, включаючи назви компаній, адреси, країну та контактні дані. Це дозволяє митним органам точно визначити, хто здійснює експорт і імпорт.
опис товару, його вартість і габарити: зазначаються найменування продукції, код УКТ ЗЕД, загальна вартість партії, кількість одиниць, а також розміри й вага вантажу. Від цього залежить розрахунок мита та ПДВ.
маршрут доставки: описується повний ланцюг переміщення вантажу — від місця завантаження в Китаї до пункту призначення в Україні. Це важливо для логістичного планування та проходження транзитних митниць.
дата відвантаження: фіксує момент фактичної передачі вантажу перевізнику. На її основі визначають строки доставки та період дії страхування.
дані перевізника: включають назву транспортної компанії, номер рейсу, контейнера або транспортного засобу. Ця інформація необхідна для відстеження переміщення вантажу в реальному часі.

Додаткові документи: коли і для чого?

Залежно від товару, можуть знадобитися додаткові документи, які підтверджують безпеку, походження або відповідність продукції. Найчастіше їх вимагають для категорій товарів, що підлягають технічному регулюванню або контролю: електроніка, дитячі іграшки, одяг, продукти харчування, медичні вироби, косметика. Кількість товару теж має значення: чим більша партія, тим вищий ризик перевірки й необхідність надати сертифікати чи дозволи.

Також важливо, щоб усі документи були чинними на момент проходження митниці — прострочені або неповні документи можуть призвести до затримки вантажу або штрафу.

Які додаткові документи потрібні:

Сертифікати походження (наприклад, форма СО): потрібні, щоб підтвердити, де саме було виготовлено товар. Це дає змогу скористатися зниженими митами за міжнародними угодами. Найчастіше їх вимагають для текстилю, їжі чи металевих виробів.
Сертифікати відповідності: обов’язкові для продукції, що підпадає під технічні вимоги в Україні, наприклад — електроніка, побутова техніка, іграшки. Такий сертифікат підтверджує, що товар безпечний і відповідає встановленим стандартам.
Ліцензії або дозволи: потрібні для товарів, які проходять додатковий контроль. Наприклад: медичні вироби, косметика, продукти харчування, алкоголь або пальне. Наприклад, це може бути реєстраційне посвідчення на медичний засіб, дозвіл на імпорт харчових добавок або ветеринарне свідоцтво. Також до таких документів належать фітосанітарні сертифікати та висновки санітарно-епідеміологічної експертизи. Їх видають державні органи: МОЗ, Держпродспоживслужба, Мінагро, Держекоінспекція та інші залежно від типу продукції.
MSDS (паспорт безпеки матеріалу): необхідний для імпорту речовин, які можуть бути небезпечними: акумуляторів, рідин, хімікатів, фарб, клеїв, добрив. У цьому документі має бути вказано склад, рівень небезпеки та як поводитися з речовиною під час перевезення або зберігання.

Морські перевезення: яку документи необхідні?

Морська доставка залишається популярною для великогабаритних вантажів. У 2025 році вона особливо актуальна через вигідні ставки на FCL-перевезення (повні контейнери) та нові маршрути через порти Європи.

Для перевезення морем потрібні:

Коносамент (Bill of Lading)

Це головний документ у морській логістиці, який підтверджує, що товар прийнято до перевезення і описує умови доставки. Він засвідчує право власності на вантаж, тому його можуть передавати як цінний папір. У коносаменті вказуються дані про відправника, одержувача, назву судна, порти завантаження та вивантаження, опис товару та кількість місць. Документ часто використовується банками в системах акредитивних розрахунків, тому має юридичну силу.

Морська накладна (Sea Waybill)

Це спрощений аналог коносаменту, який не передає право власності, а лише фіксує факт перевезення вантажу. Її використовують у випадках, коли немає потреби у переуступці товару третім особам. Зазвичай застосовується при прямій доставці між постійними партнерами.

Делівері-ордер (Delivery Order)

Цей документ дозволяє одержувачу або кільком отримувачам забрати вантаж у порту після прибуття. Його використовують, коли вантаж поділяється на частини між різними компаніями або адресатами. Документ видається на основі коносамента або за погодженням з перевізником.

Докова розписка (Dock Receipt) та штурманська розписка

Докова розписка оформлюється в порту й підтверджує, що вантаж фізично передано перевізнику. Штурманська розписка видається помічником капітана судна після приймання вантажу на борт. В обох документах фіксують дані про стан упаковки, маркування, кількість місць і можливі пошкодження до моменту відправлення.

Якщо хоча б один із цих документів буде відсутній або заповнений з помилками, вантаж можуть зупинити в порту до уточнення всіх деталей. Це затягує оформлення, створює додаткові витрати і може зірвати терміни поставки.

У найгірших випадках товар можуть визнати таким, що перевезений із порушеннями, і тоді доведеться платити штраф або навіть втратити вантаж. Крім того, без повного пакету документів митна декларація просто не подається.

Авіадоставка: особливості документального супроводу

Для авіаімпорту з Китаю, який у 2025 році знову зріс завдяки стабілізації тарифів і зростанню попиту на швидкі поставки, потрібен окремий пакет документів.

AWB (Air Waybill) — це авіанакладна, яка виконує подвійну роль: підтверджує факт перевезення вантажу та використовується для митного оформлення. У ній зазначаються відправник, одержувач, маршрут, вага, опис вантажу, номер рейсу, а також умови перевезення. Цей документ не передає право власності, але дозволяє відстежувати товар і оформити імпорт.
Інвойс і пакувальний лист залишаються незмінно важливими документами — вони підтверджують вартість товару, його кількість, габарити й тип упаковки. Митна служба використовує їх для перевірки відповідності між заявленими і фактичними характеристиками вантажу.
Сертифікати додаються у випадках, коли товар підлягає технічному регулюванню або контролю, наприклад, якщо це електроніка, косметика або продукти харчування. Вони необхідні, щоб уникнути затримок і прискорити проходження митниці.

Автоперевезення з Європи до України: коли потрібен CMR?

CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route) — це міжнародна товарно-транспортна накладна, яка використовується при автомобільних перевезеннях між країнами-учасницями конвенції, включно з Україною та країнами ЄС. CMR супроводжує вантаж із моменту завантаження на складі в Європі до прибуття в Україну та є основою для митного оформлення.

У документі зазначають:

опис товару: найменування, кількість місць, вага, габарити та тип упаковки;
умови перевезення: адреси відправника та одержувача, дата завантаження, маршрут, відповідальні сторони;
відповідальність перевізника: зобов’язання щодо цілісності вантажу, умови страхування, відмітки про пошкодження чи затримки.

CMR має юридичну силу та підтверджує укладення договору перевезення. Без нього неможливо здійснити транзит або перетин кордону, а також оформити вхідну митну декларацію в Україні.

Як документи впливають на митне оформлення?

Згідно із сучасною системою митного контролю в Україні, вантаж автоматично сканується через профілі ризику. Помилки в документах можуть викликати:

розширену перевірку: митниця може провести детальну інспекцію документів і самого вантажу, включно з фізичним оглядом, зважуванням, фотофіксацією та запитом додаткових пояснень. Це уповільнює оформлення та збільшує ризик виявлення помилок.
затримку на митниці до 10 днів: якщо вантаж потрапляє до категорії підвищеного ризику, його можуть затримати до проведення додаткових перевірок. Це може вплинути на терміни доставки, логістичний ланцюг і плани продажів.
накладення штрафів або арешт товару: у випадку виявлення грубих порушень (наприклад, неправдивих даних, підроблених документів або заборонених товарів) митниця може накласти адміністративний штраф, донарахувати мито або конфіскувати вантаж. Це завдає серйозних фінансових втрат і шкодить репутації імпортера.

Особливо уважними слід бути з найменуванням товару, кодом УКТ ЗЕД та зазначенням вартості. Якщо митниця виявить, що товар занижено за вартістю, вона може провести додаткову оцінку.

Хто готує логістичні документи?

Розподіл відповідальності виглядає так:

Постачальник: відповідає за підготовку основних комерційних документів — комерційного інвойсу, пакувального листа, а також сертифікатів походження чи відповідності (якщо вони потрібні). Саме від якості цих документів залежить коректність митного оформлення й відсутність затримок.

Логіст: оформлює транспортні документи залежно від типу перевезення — авіанакладну (AWB), морський коносамент (B/L) або автомобільну CMR. Також логістичний оператор готує документи для митниці, надає інформацію про маршрути, забезпечує правильне пакування та, за потреби, контролює транзит через кілька країн.

Імпортер: повинен перевірити повноту та відповідність усіх документів до моменту прибуття вантажу. Також імпортер підписує зовнішньоекономічний контракт, надає логісту довіреність або доручення на представлення інтересів перед митними органами.

Найзручніше — працювати з логістичним оператором, який бере на себе весь процес "під ключ".

Як UTEC Logistics допомагає оформлювати документи?

UTEC супроводжує імпортерів на кожному етапі, забезпечуючи якісний документальний супровід:

Перевірка документів перед відправкою. Менеджери UTEC аналізують інвойси, пакувальні листи, сертифікати та доводять їх до відповідності стандартам митниці України. Документи складаються у необхідних мовах та форматах, що знижує ймовірність відмови на кордоні.
Підготовка транспортних накладних та сертифікатів. Від створення AWB, B/L або CMR до оформлення всіх акредитаційних і технічних сертифікатів — логістичні спеціалісти забезпечують їхню правильність і своєчасність.
Супровід на митниці. Акредитовані митні брокери UTEC представляють інтереси клієнтів, подають електронні декларації та реагують на запити митниці. Усі дані про вантаж оновлюються в режимі онлайн — клієнт бачить статус прямо в особистому кабінеті.
Централізована документація під час консолідації. Якщо ви збираєте товар з різних фабрик, UTEC одночасно формує інвойс, пакувальний лист і сертифікати для всієї партії — без дублювання. Це спрощує процес і мінімізує помилки.
Персональний менеджер. Клієнт отримує індивідуального менеджера, який координує процес: від замовлення документів у Китаї до перевірки на складі. Це забезпечує оперативний зв’язок і підтримку в кризових ситуаціях.

Висновок

Правильно оформлені документи — це не бюрократія, а гарантія вашої безпечної та швидкої доставки. Від інвойсу до коносаменту — кожен папір важливий. У 2025 році зростає контроль і відповідальність за порушення митного режиму, тому краще заздалегідь довірити процес експертам.

Потрібна допомога з перевезенням вантажів із Китаю? Залишайте заявку — UTEC Logistics знає, як доставити правильно, швидко і з усіма документами.