UTEC Logistics та війна в Україні — як компанія налагоджувала свою роботу за умов російської агресії (розповідає команда UTEC)

Всі, навіть найгірші події, з часом перетворюються в історію. І сьогодні, після вже понад 5 місяців з моменту російського вторгнення, команда UTEC Logistics готова відкрито поділитися своїм досвідом відновлення, адаптації до нових умов та шляху до стабілізації, починаючи з перших жахливих днів. 

З якими проблемами, викликами та завданнями зіткнулася команда на початку війни?

Попри всі труднощі, які постали на той момент перед логістичною галуззю, UTEC не припиняв роботу з перших днів війни. Через що довелося пройти, розповідає СЕО компанії — Роман Базакін.

«Перші проблеми почалися зі звістки 23 лютого «про обмеження польотів над територією України». Для нас це було дуже важливо, адже серед пропонованих клієнтам послуг авіадоставка домінувала. Проте 24 лютого ми працювали у штатному режимі в офісі, оцінювали ситуацію та приймали оперативні рішення, намагаючись адаптуватися до нової незвичної системи координат. 

Коли почалися обстріли передмість Києва, стало зрозуміло, що перебувати в уподобаному командою офісі зі скляними фасадами на останньому поверсі будівлі небезпечно. Щоб уберегти від небезпеки працівників, в березні було ухвалене рішення про перевід роботи в режим онлайн. Багато членів команди вимушено облишили столицю, дехто навіть покинув межі країни. Майбутнє бізнесу видавалося тоді непевним, адже багато процесів просто зупинилося».

Також одним з основних завдань було налагодження логістики уже відправлених для клієнтів вантажів, які не могли потрапити в Україну звичним авіашляхом. Про це — операційний директор Артем Мороз. 

«Перше, що ми зробили, — переконалися в тому, що в аеропорту Бориспіль, який закрився, не лишилося та не «застрягло» ніяких вантажів наших клієнтів, і всі вони були одержані замовниками. Друге — ми відстежили вантажі, які знаходилися в дорозі, зупинили їх в тих аеропортах, де вони знаходилися для того, щоб прийняти рішення про їхнє подальше відправлення. 

Потім ми звернулися до наших партнерів в Німеччині та Польщі, щоб узгодити з ними умови обробки та відправлення таких вантажів через європейські аеропорти після їхнього прильоту туди. Наступним етапом стало налагодження співпраці з автоперевізниками, які забезпечили перевезення вантажів з європейських аеропортів в Україну. 

Аналогічною була історія з морськими вантажами. На початку війни допомагали нашим клієнтам витягувати застряглі в портах Туреччини, Румунії та Польщі контейнери з їхньою подальшою доставкою в Україну. Для цього також потрібно було налагодити роботу з нашими партнерами в цих країнах».

Коли відбувся переломний момент та відродження бізнесу?

Все погане не може тривати вічно, а за умов наявності згуртованої команди, сильних керівників та відданості своїй справі знайшлись рішення та потихеньку почала минати криза. Роман Базакін точно може розповісти, коли і як це сталося.

«Перші позитивні зміни відбулися у квітні. Почали повертатися люди, від наших клієнтів з’явилося багато запитів, котрі дали зрозуміти, що бізнес зможе вижити. Спостерігаючи за тим як адаптується до реалій ринок, в UTEC було прийнято рішення про розробку й впровадження нового логістичного продукту «Китай поруч» — доставка за 14 днів від 20 кг. Слід зазначити, що команда зробила неможливе. Те, на що зазвичай знадобилося б кілька місяців, було зроблено за лічені тижні.

Так, у перших числах травня в Україну вже прийшли перші вантажі за новим логістичним ланцюгом авіадоставки. Було пропрацьовано і вдосконалено також логістичний ланцюг доставки морем. Це було підтвердженням того, що команда UTEC найкраща і ми втримаємо бізнес. Настав той переломний період, коли прийшло розуміння, що ми вистояли як компанія і готові активно працювати далі. Знаковою стала доставка з Китаю за 9 днів, особливо, враховуючи збільшення шляху вантажу на 1000 км. Тому зі впевненістю можна сказати, що далі — лише розвиток пакета послуг компанії, покращення операційного процесингу та надання кращих логістичних рішень нашим клієнтам і на логістичному ринку загалом». 

Які проблеми постали перед фінансовим відділом компанії та в чому допомогла політика держави щодо зовнішніх ринкових відносин? 

Особливий виклик отримав фінансовий відділ UTEC Logistics, адже потрібно було налагоджувати роботу практично з нуля. Всі печатки, договори та важливі документи залишилися в офісі, клієнти переживали за подальшу доставку вантажів, а крім того потрібно було ще розібратися з питаннями купівлі валюти та можливого переходу на спрощену систему оподаткування. Які завдання вирішували першочергово, розповідає фінансовий директор компанії Сергій Чердаков.

«Починаючи з березня, ми почали поступово налагоджувати фінансові та операційні процеси, консультуватися з банками щодо можливості оплати постачальникам послуг нерезидентам, оскільки міжнародна логістика передбачає валютні операції, та, звичайно, продовжувати спілкування з нашими клієнтами для спільного розв'язання комплексних питань. 

Варто зазначити, що на початковому етапі уряд вживав значних заходів для стимулювання зовнішньоекономічних операцій та економіки в цілому. Скасування мит на імпорт товарів до країни - безумовно сприяло оживленню логістики товарів до України, оскільки зменшувалися витрати й, як наслідок, ціни на товари. А спрощення процесу митного контролю позитивно вплинуло на терміни доставки. Також варто виділити фіксований курс НБУ, який дозволив не відчути збільшення собівартості товарів та підтримати в першу чергу кінцевого споживача. 

Наразі дані кроки щодо лібералізації ринкових відносин були скасовані, тому ми активно працюємо над іншими шляхами оптимізації витрат, щоб забезпечувати населення України швидкою та доступною логістикою для якнайшвидшої перемоги». 

Як переживала події, починаючи з 24 лютого, команда UTEC Logistics? Що об'єднало співробітників компанії та як адаптувалися до драматичних змін?

Просторий open-space, зрозумілі завдання, чіткий розпорядок дня — в компанії завжди працювали люди, поєднані любов'ю та переживанням за загальну справу, впевнені у завтрашньому дні, своїй стабільності та розвитку. Все змінилося в один день. Все, окрім згуртованості та підтримки один одного. Як разом вдалося вистояти в нелегкі часи, розповідає директор HR-відділу Христина Бойко.

«Передчуття неминучого панувало в офісі ще за кілька днів до повномасштабного вторгнення. Саме тоді HR-відділ почав спілкуватися українською мовою, і частина команди приєдналася до нашого рішення. Вже тоді відчувалися єдність і патріотизм. 

Далі був страшний ранок 24 лютого. Найдивніше, що я прокинулася не від вибухів, а від великої кількості повідомлень наших співробітників із запитаннями про те, чи обов’язково в цей день виходити в офіс. Почалася війна, а ці люди настільки відповідальні, що перша їхня думка — чи їхати на роботу. 

Потім було кілька днів, коли вся команда розсипалася по Україні та за кордоном. Кожний керівник тримав постійно зв’язок з усіма своїй команді, щоб точно відстежувати, хто де, як почувається і якої допомоги потребує. В тому числі деяким була вкрай необхідна психологічна допомога, яку ми, звичайно, надавали й надаємо по сьогодні.

В ці дні випадкові зустрічі, розмови про роботу і спільні специфічні жарти розряджали ситуацію і полегшували усвідомлення того, що все навкруги змінилося, але команда лишилася однодумцями в будь-якій ситуації. 

Сьогодні ми працюємо віддалено, стабільно і в цілому працювали кожен день від 24.02 без зупинок. Вже плануємо повернення в офіс, бо дуже скучили один за одним і за нашою атмосферою».

Про соціальну складову доповнив гендиректор Роман Базакін.

«На відміну від багатьох компаній, котрі через обставини, були вимушені різко скоротити чисельність персоналу, UTEC вдалося пройти весняну турбулентність без різких рухів. Компанія забезпечила персоналу стабільний дохід, що додало впевненості працівникам, а Компанії надію на спільне подолання труднощів. Весну ми відпрацювали під гаслом надання логістичних послуг «за собівартістю», забезпечивши чимало доставок з Європи та США до України. В тому числі надаючи посильну допомогу ЗСУ».

Закінчити статтю також хочеться надихаючими словами СЕО компанії, які висловлюють загальний настрій та прагнення:

«В UTEC ми вважаємо краще, що можна зробити у важкі часи — це сумлінно виконувати свою справу. Навіть якщо страшно, якщо незрозуміло що буде завтра — потрібно працювати. Бізнес має жити, даючи приклад стійкості!».

Разом до перемоги!